Opas järkevään karsimiseen ja leikkaamiseen

Tarve karsia asioita tulee säännöllisesti vastaan useimmille organisaatiolle. Yleinen versio tästä tarpeesta on kustannusten karsiminen. Laskusuhdanteen myötä budjetit pienenevät ja pitää löytää tapoja sopeuttaa toiminta pienempään budjettiraamiin. Kustannusten vähentäminen ei kuitenkaan ole ainoa esimerkki karsimisen tarpeesta. Usein kehitysprojektissa pitää karsia myös toiminnallisuuksien listaa. Palaverikäytännöt ovat voineet paisua niin, ettei ihmisillä jää enää riittävästi aikaa töiden tekemiseen. Sovellusportfoliossa voi löytyä paljonkin karsittavaa. Ehkä prosessin käytännöt ovat muodostuneet niin raskaaksi, että niitä ei yksinkertaisesti pystytä enää toteuttamaan käytettävissä olevalla työajalla. 

Vaikka kustannusten karsiminen on yleinen tarve, organisaatiot toteuttavat sen usein tehottomasti. Usein karsiminen tunnistetaan vasta viime hetkellä, jolloin järjestetään kiireellinen kokous, ideoidaan hetki ja tehdään päätöksiä epäröiden. Tälläkin tavalla voidaan saavuttaa säästöjä, mutta harvoin optimaalisesti.

Huono karsiminen voi johtaa kahteen ongelmaan: ensinnäkin, säästöt jäävät vajaiksi tai jopa aiheutetaan uusia kustannuksia, kun leikkauksilla on odottamattomia seurauksia. Toiseksi, organisaatio ei pääse yksimielisyyteen siitä, mitä pitäisi karsia, koska jokainen kohde nähdään jonkun näkökulmasta välttämättömänä. Lopulta päädytään usein juustohöyläleikkaukseen, vaikka se harvoin tuottaa parhaan lopputuloksen.

Huonot kokemukset karsimisesta voivat johtaa siihen, että sitä pyritään välttämään – jopa silloin, kun se on välttämätöntä. Karsimista ei kuitenkaan tulisi nähdä uhkana, vaan mahdollisuutena tehostaa toimintaa.

Tässä artikkelissa esittelemme selkeän ja toimivan prosessin, joka auttaa tekemään karsimisen hallitusti ja järkevästi. Tätä lähestymistapaa voi soveltaa monenlaisiin tilanteisiin, mukaan lukien aiemmin mainitut esimerkit. Kun karsiminen tehdään huolellisesti ja suunnitelmallisesti, se voi tuoda organisaatiolle merkittäviä hyötyjä vapauttamalla resursseja, kuten aikaa ja rahaa, muihin tärkeisiin tarpeisiin.

Systemaattisen karsimisen prosessi on sinällään yksinkertainen ja sen soveltamisen käytäntöön ei tarvitse olla raskasta: 

1. Mallinna nykytilanne (karsittavien asioiden hyödyt, kustannukset  ja riippuvuudet) 

2. Luo karsimisideoita (hyödyntämällä trimmaus-kysymysten listaa ideointiin) 

3. Valitse karsittavat kohteet (täytä tavoitteet, vältä yllätykset) 

4. Toimeenpane huolella (älä jätä asioita puoleenväliin) 

1 -  Mallinna nykytilanne 

Ensimmäinen askel onnistuneeseen karsimiseen on yhteinen tilannekuva nykytilanteesta. Ilman tätä keskustelussa on hyvin vaikea päästä eteenpäin. Yhteisen tilannekuvan puuttuminen onkin suurimpia haasteita kun pyritään karsimaan asioita. Ilman sitä ihmiset helposti puhuvat toistensa ohi, ja tulkitsevat ehdotuksia ja tilannetta hyvin eri tavalla. Ensimmäiseen askeleeseen panostaminen siis kannattaa, koska se luo pohjan, jonka varaan muut vaiheet nojaavat. 

Yhteisen tilannekuvan muodostaminen ei ole monimutkaista – se alkaa yksinkertaisesti asioiden listaamisesta. Kootaan kattava lista kaikista mahdollisesti karsittavista kohteista.

Esimerkiksi:

• Palaverikäytäntöjen karsiminen: listataan kaikki nykyiset palaverit.

• Sovellusten karsiminen: luodaan lista kaikista käytössä olevista sovelluksista.

• Palveluiden karsiminen: kirjataan ylös kaikki tarjotut palvelut.

Tässä vaiheessa lukija saattaa huomata toistuvan kaavan: riippumatta karsittavasta kohteesta prosessi alkaa aina perusteellisella kartoituksella

Seuraavana vuorossa on listan täydentäminen karsimisen avaintiedoilla. Karsimiseen tarvittavat avaintiedot ovat: 

• Hyödyt (mitä hyötyä kyseinen asia tuottaa tällä hetkellä) 

• Riippuvuudet (mihin muihin asioihin karsiminen vaikuttaisi) 

• Kustannus (esitetty numerona: esimerkiksi eurot tai työaika joka kyseiseen asiaa menee) 

• Muut huomiot (kaikki sellaiset olennaiset asiat mitkä eivät sovi edellä olevien otsikoiden alle) 

Kuvauksissa on tärkeää kirjoittaa tiiviisti olennainen asia. Liian laajat kuvaukset vain tekevät taulukosta vaikeasti luettavan ilman, että ne tuovat lisäarvoa karsimisen prosessiin. Excel on hyvä työkalu tällaisen listauksen tekemiseen. 

Taulukkoon lisätään yleensä vielä muutama kenttä joko nyt valmiiksi tai myöhemmässä prosessin vaiheessa. Näitä tietoja täytetään vaiheessa 3, kun valitaan karsittavat kohteet. 

• Karsittu kokonaan (kyllä/ei)

• Karsittu osittain (kyllä/ei)

• Karsimisen kuvaus (lyhyt sanallinen kuvaus miten karsitaan: vain niille mihin päätetään karsimistoimenpiteistä)

• Karsimisen hinta  (mitä karsimisen toteutus maksaa) 

• Kustannus karsimiseen jälkeen (0 tai jokin aikaisempaa pienempi numero)

Yksi tärkeä päätös nykytilanteen mallintamisessa on sopia miten toimia sellaisissa tilanteissa, joissa karsittavia asioita on useassa eri kategoriassa (esimerkkeinä sovellukset ja roolit). Jos kaikki karsittavat asiat ovat samantyyppisiä (esimerkiksi sovelluksia), karsimista varten ne kannattaa koota yhteen taulukkoon. Jos karsittavia asioita on useampaa eri tyyppiä silloin ollaan valintatilanteen edessä. Joissain tilanteissa karsittavat asiat kannattaa mallintaa samaan taulukkoon, vaikka ne olisivatkin erilaisia. Hyvä esimerkki tällaisesta tilanteesta voisi olla projektin kustannusten karsiminen missä karsittavia asioita olisi kolmea eri tyyppiä (sisältö, roolit ja projektin käytännöt). Toisaalta jos kustannuksia karsitaan organisaation laajuisesti muutamista eri kategorioista (esimerkiksi sovellukset ja roolit), niin tällöin voisi olla hyvinkin järkevää tehdä näistä eri taulukot. Se kannattaako käyttää ns. “sekataulukkoa” vai muutamia erillisiä taulukoita riippuu paljon tilanteesta. Käytä hieman aikaa tämän miettimiseen alkuvaiheessa.  

Jos potentiaalisesti karsittavia asioita on suhteellisen vähän (esimerkiksi alle 20), niin taulukosta voi tehdä hieman visuaalisemman laittamalla karsittavat asiat sekä vaaka, että pystysuuntaan taulukossa. Tällöin niiden väliset riippuvuudet voi tehdä visuaalisesti näkyväksi värittämällä ne solut, jotka kuvaavat karsittavien asioiden välistä riippuvuutta. Esimerkiksi sovelluslistauksessa voi värittää ne solut, jotka kuvaavat mihin muiden järjestelmien kanssa sovellus vaihtaa tietoa (on integroitu). Tällaista lähestymistapaa ei kuitenkaan kannata yrittää jos karsittavia asioita on paljon. 

2 - Luo karsimisideoita

Kun nykytilanteesta on luotu yhteinen ymmärrys, niin karsimisideoiden keksiminen on merkittävästi helpompaa. Perusajatus on yksinkertainen. Käydään kaikki listalla olevat asiat läpi ja yritetään niiden kohdalla miettiä miten kyseinen asia voitaisiin karsia pois. Tukena toimii lista kysymyksiä, joiden avulla mietitään eri näkökulmista kyseisen asian karsimista. On tärkeää, ettei tässä vaiheessa käydä vielä valintakeskustelua. Sen aika tulee myöhemmin. Nyt luodaan vain paljon erilaisia ideoita mitä voitaisiin karsia ja sitten myöhemmin tehdään päätöksiä mitä niistä valitaan toteutettavaksi. 

Trimmaus-kysymykset on idea, joka on sovelletusti lainattu TRIZ-nimisestä luovan ajattelun viitekehyksestä. Ajatus on, että jokaisen asian kohdalla kysytään listan kysymykset ja yritetään niiden avulla luoda karsimisideoita. 

Tarvitaanko asiaa X? 

Keskustellaan avoimin mielin siitä tarvitaanko kyseinen asia tuottamaan hyötyä? Onko se aidosti tarpeellinen organisaation kannalta? Voidaanko elää ilman asian tuottamia hyötyjä?  Yllättävän usein vastaus on kyllä. Voidaanko kokeilla pärjätä ilmaan asiaa X? Onko asia X organisaation ydintehtävän kannalta? 

Tarvitaanko asiaa X nyt/vielä/aina? 

Seuraava näkökulma on aika. Voi hyvin olla, että asia on ollut joskus tarpeellinen, mutta onko se sitä tulevaisuudessa? Vaihtoehtoisesti asia voi olla tarpeellinen joskus tulevaisuudessa, mutta ei välttämättä vielä. Osaa asioita tarvitaan vain tiettyinä hetkinä, jolloin se mahdollisesti voidaan karsia muina ajanjaksoina. 

Voidaanko sama hyöty saavuttaa hyödyntämällä muita jo olemassa olevia asioita/osia? 

Usein vastaava hyöty kuin mitä asia X tuottaa voidaan saavuttaa käyttämällä muita olemassa olevia asioita.  Yksinkertaisimmillaan joku olemassa oleva yksittäinen asia voi korvata sen. Useammin asia voidaan korvata yhdistämällä useita olemassa olevia asioita saman hyödyn saamiseksi. Voitaisiinko muita olemassa olevia asioita muokata korvaamaan X? 

Onko joku vaihtoehtoinen edullisempi/tehokkaampi/nopeampi  tapa saada hyöty?

Onko joku täysin erilainen tapa saada sama hyöty? Ajattele rohkeasti laatikon ulkopuolelta. Etsi monta kertaa “edullisempaa” vaihtoehtoa! Korvaa omena valokuvalla. Hyväksy riittävän hyvä vaihtoehto. Asian tekeminen manuaalisesti? Automatisointi? Jotain ihan muuta? Päästä irti oletuksista! Miten startup tekisi tämän? 

Tarvitaanko asiaa X kokonaan?

Jos asia X tarvitaan, niin tarvitaanko se kokonaan? Riittäisikö karsittu versio tai tietyt osat? Pienempi käyttäjä/osallistujaryhmä? Mitä kaikkea voitaisiin ottaa asiasta X pois ja silti saada riittävä hyöty? Mistä laatuvaatimuksista voidaan tinkiä? Mistä oletuksista voidaan luopua? 

Trimmaus-kysymysten on tarkoitus provosoida ideoita. Ne ovat osoittautuneet siinä hyväksi työkaluksi ja käymällä kysymyslistan läpi saadaan enemmän ja parempia karsimisideoita. Kysymykset on kirjoitettu suhteellisen ylätasolla, jotta ne soveltuvat hyvin erilaisiin tilanteisiin. Sanamuotoja voi muokata tai kuvaukseen voi päivittää esimerkkejä, jotka auttavat osallistujia soveltamaan kysymyksiä juuri siihen tilanteeseen mikä teillä on työn alla. Ihmiset saavat myös ideoita kysymysten ulkopuolelta, ja tämä on hyvä asia. Kysymysten tarkoitus on toimia työskentelyn tukena, ei olla itse päämäärä. 

Jos vastaus johonkin kysymykseen on kyllä (tai syntyy jokin uusi idea), niin ne on syytä dokumentoida saman tien, jotta hyvä idea ei mene hukkaan. Dokumentointi pidetään tässä vaiheessa yksinkertaisena ja sitä täydennetään  lupaavimmille ideoille myöhemmin. 

Hyvä formaatti karsimisidean dokumentoimiseen on: 

X: Idea kuvattuna lauseella (Y)

Tässä formaatissa X on karsittavan asian nimi, jonka perässä on karsimisidea kuvattuna yhdellä lauseella. Suluissa on karsimisesta saatava hyöty valitulla mittarilla (esimerkiksi eurot tai säästetty työaika). Ideat voi dokumentoida esimerkiksi post it-lapuille (fyysisille tai virtuaalisille) tai suoraan Exceliin. Jos valitset Excel-vaihtoehdon, niin tee niille oma taulukko ja laita tiedot omiin sarakkeisiin. 

Tavoitteena on siis luoda paljon alustavia karsimisideoita. Heurestiikka suuri määrä ajatuksia johtaa muutamaan hyvään on hyödyllistä pitää mielessä. On hyvä huomata, että yhden asian karsimisesta voi tulla monta karsimisideaa, koska sen voi karsia monella eri tavalla. Nämä ideat on hyvä dokumentoida erikseen. Kun kaikki listalla olevat asiat on käyty läpi, niin potentiaalisia ideoita on toivottavasti paljon. 

Seuraavaksi on vuorossa ideoiden alustava seulonta. Tarkoituksena on valita ideoiden joukosta lupaavat ja jalostaa niitä eteenpäin. Yksi hyvä tapa tehdä tämä alustava seulonta on pyytää kaikkia osallistujia valitsemaan ideoita siten, että niiden yhteenlaskettu hyöty on vähintää 150 % karsimistavoitteesta. Tämä harjoitus on hyvä fasilitoida niin, että osallistujat merkitsevät post-it lapulle pisteen jos se pääsee heidän listalleen. Tämä tuo esille myös hyvin se mikä osajoukko ideoista on sellaisia, että moni henkilö suosii niiden toteutusta. Jos ideat on Excel-formaatissa, niin voidaan tehdä äänimäärä sarake ja käydä lista yksi kerrallaan läpi ja kysyä kuinka moni osallistuja pitää tätä ideaa lupaavana. 

Tämän jälkeen tarkennetaan niitä ideoita, jotka saivat kannatusta. Tavoitteena on saada hyviä ehdotuksia noin 150 - 200 % karsimistavoitteesta. Jatkokäsittelyyn valittuihin karsimisideoihin lisätään tarkempi kuvaus, jossa myös huomioidaan miten karsimiseen liittyvät riippuvuudet ratkaistaan sekä karsimisen työmäärä- tai kustannusarvio.  Tämän vaiheen jälkeen karsimisideoista on siis seuraavat tiedot 

X: Idea kuvattuna lauseella (Y - eurot tai säästetty työaika)

• Tarkempi kuvaus 

• Työmäärä/kustannus karsimisidean toteutuksesta (numero)

Joissain tilanteissa voi olla myös perusteltua laittaa karsimisidean riskitaso näkyville (esimerkiksi kolmiportainen luokittelu). 

3 - Valitse karsittavat kohteet

Seuraavaksi vuorossa on päätös siitä, mitkä karsimisideat valitaan toteutettavaksi. Tämä vaihe toteutetaan usein työpajana, jossa on hieman eri osallistujat kuin valmistelussa. Aina toki näin ei ole. 

Tavoitteena päätöksenteossa on valita karsimisideoiden joukosta sellaiset ideat, joiden avulla: 

• Saavutetaan karsimistavoite 

• Minimoidaan karsimisesta johtuva haitat

• (Varmistetaan, että karsimisen toteuttamiseen  menevä työmäärä on suhteessa hyötyihin)

Päätöksenteko fasilitoidaan kaksivaiheisesti. Ensin ehdotukset pisteytetään ja laitetaan “priorisointimallin” mukaiseen järjestykseen. Tämän jälkeen tehdään vielä hienosäätökierrosta ja kirjataan päätös. 

Priorisointimalli on sinällään yksinkertainen kaava: 

Prioriteetti-indeksi = Riskikerroin * Säästö / Karsimis-kustannus

Tässä yhtälössä “säästö” on se kustannus tai työaika, mikä asiaan X menee. Riskikerroin on numero välillä 0 - 1, joka kuvaa sitä riskiä tai muuta haittaa mikä kyseiseen karsimistoimenpiteeseen liittyy. Jos kerroin on 1, niin se tarkoittaa, että riskiä tai muitakaan haittoja ei juuri ole. Jos kerroin on esimerkiksi 0,5, niin se tarkoittaa että tähän karsimisideaan liittyy merkittäviä riskejä tai haittoja. Riskikerroin tuo päätöksentekijöille työkalun jolla voidaan kvantifioida heidän intuitiivista ymmärrystään tilanteesta. “Karsimis-kustannus” on yksinkertaisesti se kustannus (euroja tai työaikaa), joka menee karsimisidean toteuttamiseen.  Tämän kaavan avulla saadaan nousemaan kärkeen ne karsimisideat joissa on suurin tuotto-panos-suhde. 

Tämän jälkeen listaan tehdään vielä hienosäätökierros. Tämä tehdään keskustellen osallistujien kanssa. Kierroksen tarkoitus on varmistaa, että lista edustaa päätöksentekijöiden parasta ymmärrystä ja he ovat valmiita sitoutumaan siihen. Tämän jälkeen listasta valitaan toteutettavaksi järjestyksessä riittävä määrä karsittavia asioita, että karsimistavoite täyttyy. Hyvä käytäntö on valita ideoita noin 20 % enemmän kuin mitä tavoite on, koska hyödyt eivät yleensä toteudu täysin suunnitelmien mukaisesti.  On tärkeää, että kokous päätetään siten, että kaikki osallistujat ymmärtävät varmasti mitä sovittiin. Päätöksen tekemisen jälkeen se viestitään keskeisille sidosryhmille ja siirrytään toimeenpanoon. 

4 - Toimeenpane huolella 

Nyt olet jo pitkällä karsimisprosessissa. On kuitenkin tärkeää panostaa toimeenpanoon riittävästi. Vaikka olisit onnistunut löytämään erinomaiset karsimisen kohteet, niin hyödyt tulevat vasta onnistuneen toimeenpanon tuloksena. Jos olet esimerkiksi karsimassa IT-järjestelmiä, niin viivästynyt alasajo ja sopimuksen päättäminen voi tarkoittaa, että joudut maksamaan vielä seuraavan vuoden lisenssikustannukset.

Karsimisessa on myös paljon tilanteita missä johtaa siihen, että karsimisesta saatavaa hyötyä ei saada täysimittaisesti ulosmitattua, jos toimeenpano tehdään liian kevyesti ja vailla systemaattista seurantaa. Karsimistoimenpiteet ovat luonteeltaan sellaisia, että ne eivät yleensä ole asiantuntijoiden prioriteettilistan kärkipäässä, joten toimeenpanon johtamiseen on syytä panostaa erityisesti. 

Paras tilanne on jos pystyt sitomaan karsimistoimenpiteet osaksi jo olemassa olevaa kehitysprosessia. Jos käytät Kokonaisketterää kehitysmallia, niin karsimiskohteet on luontevaa mallintaa arvopaketteina tai pienkehityskohteina riippuen niiden koosta. Tällöin niiden toteutumista voidaan seurata olemassa olevien foorumien kautta. Tai jos teidän organisaatiossa on joku muu kehitysmalli, niin karsimistoimenpiteiden toteutuksen seuranta on hyvä sitoa siihen. 

Jos tällaisia käytäntöjä ei ole, niin kannattaa tehdä karsimisesta oma projektinsa, jotta tulokset varmasti saavutetaan. Tällöin karsimiselle asetetaan vastuullinen projektipäällikkö, ohjausryhmä ja ydintiimi, jossa on karsimisen kannalta avainhenkilöt tiiviisti mukana. Toimeenpanovaiheessa kannattaa vastustaa kiusausta ajatella, että kyllä toteutus hoituu osana organisaation normaalia arkea. Usein näin ei ole ja tällöin karsimisesta ei saada irti tavoiteltuja hyötyjä. Toki karsimisen laajuus vaikuttaa seurantakäytäntöihin. Sovellusportfolion karsiminen on kokoluokaltaan erilainen kuin projektin vaatimusten karsiminen. 

Rekursiivinen karsiminen 

Karsiminen on prosessi, jota kannattaa tehdä rekursiivisesti. Rekursiivinen on sinällään vain hieno sana, joka tarkoittaa, että karsimistyötä kannattaa tehdä monella eri tasolla. Jos teet karsimistyötä vain yhdellä abstraktiotasolla, niin iso osa karsittavista asioita jää tunnistamatta. Pääset merkittävästi parempiin tuloksiin, jos aloitat karsimisen ylemmällä abstraktiotasolla ja sitten siirryt alemmalle tasolle ja taas alemmalle tasolla. Yleensä kaiken ylimääräisen karsiminen edellyttää ainakin kolmella eri tasolla tehtävää karsintaa. Kuulostaa aika abstraktilta? No ehkä esimerkki avaa tilannetta. 

Oletetaan karsimistyön tavoitteena poistaa kehitysportfoliosta kaikki kehitystehtävät, jotka eivät ole välttämättömiä strategisten tavoitteiden saavuttamisen kannalta. Oletetaan yksinkertaisuuden vuoksi, että meillä on perinteinen projektiportfolio, johon kehitystehtävät on koottu. Tällöin karsiminen kannattaa aloittaa projektitasolta. Voimme poistaa portfoliosta trimmauskysymysten avulla kaikki projektit, joilla ei ole merkittävää vaikutusta strategisten tavoitteiden saavuttamiseen. Oletetaan, että tämä olisi noin 20 % projekteista. Tämä on merkittävä säästö, mutta pystymme karsimaan portfoliosta vielä paljon enemmän jos karsimme myös seuraavilta tasoilta: tässä tapauksessa projektien sisällöt. 

Seuraava luonteva karsimisen taso on jäljellä jääneiden projektien osa-kokonaisuudet. Ovatko ne kaikki todella välttämättömiä strategisten tavoitteiden saavuttamisen näkökulmasta? Yleensä vastaus on kyllä. Tärkeidenkin projektien sisältöstä löytyy monia sellaisia osakokonaisuuksia, jotka eivät ole välttämättömiä tavoitteiden saavuttamisen kannalta. Jos karsimista tehtäisiin vain projektitasolla, niin tällaiset kohteet jäisivät löytymättä. Tällaisella seuraavan tason karsimisella voidaan usein saada portfoliosta leikattua toiset 20 % kustannuksista pois. 

Tässä vaiheessa voimme olla jo aika tyytyväisiä karsimistyön tuloksiin. Olemme leikanneet jo 40 % kehitysportfolion sisällöstä vaarantamatta strategisten tavoitteiden saavuttamista. Tässä vaiheessa voisi olla jo kiusaus lopettaa leikkaaminen, mutta jos maltamme porautua vielä yhden tason alemmaksi, niin voimme löytää vielä lisäsäästöjä. 

Jos otamme tarpeellisten projektien tarpeelliset osa-kokonaisuudet tarkasteluun ja kysymme onko niiden sisällä jotain asioita, jotka eivät ole välttämättömiä, niin yllättävän usein vastaus on kyllä. Seuraavana karsimme arvokkaaksi arvioitujen osakokonaisuuksien sisällöstä ne osat, jotka eivät ole tarpeellisia tavoitteiden näkökulmasta. Tällainen kolmannen tason karsimiskierros voi tuottaa vielä usein 10-20 % lisäsäästöjä.

Tällainen monitasoinen karsimisprosessi voi usein tuottaa tilanteita, joissa olemme leikkaamme jopa yli 50 % sisällöstä/kustannuksista ja saavutamme kuitenkin valtaosan alkuperäisistä hyödyistä. Leikkaaminen ei ole vain hienosäätöä, vaan se voi parhaimmillaan tuottaa merkittäviä tuloksia. Yleensä näin suuret tulokset vaativat kuitenkin juuri monitasoista eli rekursiivista karsimista. Rekursiivista karsimista voi tehdä myös monessa muussa asiassa kuin kehitysportfoliossa. ‘

Käytin tässä tarkoituksella esimerkkinä perinteistä projektiportfoliota, koska kokonaisketterä kehitysmalli sisältää paljon sisäänrakennettuja käytäntöjä kehitystyön sisällön karsimiseen, joten siellä löytyy harvoin näin paljoa karsittavaa. 

Työskentelytapa 

Systemaattisen karsimisen prosessia voi käyttää hyvin erilaisissa ja erikokoisissa tilanteissa, joten työskentelytapa myös vaihtelee paljon tilanteen mukaan. Jos systemaattisen karsimisen mallia käytetään jossakin kehitysprojektissa vaatimusten karsimiseen, niin tällöin organisoitumiseen riittää yleensä projektin jo käytössä olevat roolit ja foorumit. Jos taas käynnistetään koko organisaation sovellusportfolion karsiminen, niin tällöin tarvitaan karsimiselle omat käytännöt ja resurssointi. Työskentelytavasta voidaan kuitenkin sanoa yleisesti.   

Vastuullinen vetäjä

Karsimistyöllä on oltava selkeä vetäjä, joka vastaa siitä, että työskentely on systemaattista ja hyödyntää edellä kuvattuja karsimisen hyviä käytäntöjä. Karsimistyö vaatii myös yleensä paljon koordinointia ja salapoliisintyötä, jossa on vaikea onnistua ilman hyvää vetovastuullisen roolissa olevaa henkilöä 

Ydintiimi 

Kourallinen ihmisiä joiden kanssa karsimista työstetään tiiviisti. Yleensä ihmiset on helppo tunnistaa kysymällä ketkä 2-5 ihmistä me tarvitaan miettimään tätä niin että onnistutaan. Ydintiimin jäseniltä edellytetään aktiivista työskentelyä mm. nykytilan mallintamisen ja karsimisideoiden luomisen, sekä dokumentoinnin osalta. 

Sidosryhmät

Henkilöt joilta tarvitaan tietoja mm. nykytilan kuvaamiseen tai karsimisideoiden jalostamiseen, mutta eivät ole aktiivisesti mukana koko karsimisen prosessissa. Vetäjä tai ydintiimin jäsenet osallistavat heitä aina tarpeen mukaan. 

Päätöksentekofoorumi 

Karsiminen on asia, joka yleensä herättää paljon tunteita ja mielipiteitä. Tämän vuoksi on tärkeää, että osana karsimistyötä sovitaan millä foorumilla päätökset tehdään. Foorumin pitää olla riittävän uskottava, jotta karsimisideoita ei aleta kyseenalaistamaan heti: esimerkiksi projektissa ja hankkeissa tämä on usein ohjausryhmä. 

Dokumentointikäytännöt 

Sovi selkeät dokumentointikäytännöt: Mitä ja minne kuvataan nykytilanteesta? Mitä ideoista dokumentoidaan ja minne? Miten päätökset kirjataan. Hyvä peruskäytäntö on Excel, jossa on erikseen nykytilanteen mallinnus ja karsimisideat. Myös päätökset on selkeä kirjata kyseiseen taulukkoon. Taulukkoa voidaan käyttää myös viestinnässä. 

Työpajojen hyödyntäminen 

Karsimisprosessin yhteydessä työpajat ovat usein hyödyllinen työkalu. Esimerkiksi nykytilanteen mallintaminen kannattaa aloittaa työpajassa, mutta harvoin se saadaan valmiiksi yhdellä kerralla. Työpajan aikana tunnistetaan tarvittavat jatkotoimenpiteet ja määritellään vastuuhenkilöt niiden toteuttamiseksi.

Sama periaate pätee myös ideointivaiheeseen. Karsimisideoiden kehittely on tehokasta työpajaympäristössä, mutta niiden jalostaminen ja tarkempi arviointi kannattaa usein tehdä työpajojen ulkopuolella itsenäisinä tehtävinä.

Päädyt sitten millaiseen tahansa työskentelytapaan, niin karsimisprosessi kannattaa viedä läpi tiiviissä aikataulussa. Tiivis aikataulu usein tukee työskentelyä ja johtaa parempaa tulokseen kuin hyvin pitkäkestoinen prosessi. 

Jos käytät kokonaisketterää kehitysmallia, niin karsimisesta kannattaa konseptoida oma tutkimus-tyyppinen arvopakettina. 

Systemaattisen karsimisen prosessia tai sen osia voi myös käyttää luovilla tavoilla. Ehkä sinulla on projektin käyttäjätarinat Jirassa ja haluat hyödyntää trimmaus-kysymyksiä ylimääräisten karsimiseen? Tai ehkä olet jo kuvannut sovellusportfolion ja haluat tavan luoda karsimisideoita tai priorisoida ne päätöksentekoa varten? Sovella rohkeasti!

Erilaisia sovelluskohteita 

Karsimisen prosessi on tarkoituksella kuvattu tässä artikkelissa niin yleisellä tasolla, että sitä on mahdollista soveltaa erilaisiin tilanteisiin. Asioiden karsimisen tarve on hyvin yleinen ja tulee vastaan kaikilla organisaatioiden osa-aluille. Olemme jo antaneetkin esimerkkejä soveltamisesta artikkelissa, mutta ohessa vielä jotain yleisiä käyttötapauksia ja vinkkejä mitä kannattaa huomioida kuin karsimisen prosessia soveltaa näihin tilanteisiin. 

Sovellusportfolio 

Sovellusportfoliot ovat yleinen karsimisen kohde. Niihin on usein kertynyt päällekkäisyyksiä vuosien varrella. Sovellusten tarjoamat ominaisuudet ovat myös laajentuneet ajan myötä mikä mahdollistaa erikoistuneiden sovellusten korvaamisen laajentamalla toisten sovellusten käyttöä. Sovellusten karsiminen ei ole kuitenkaan helppoa, joten se kannattaa organisoida riittävän hyvän ja on hyvä toteuttaa arvopakettina tai omana projektinaan. Erityisesti nykytilanteen mallintamiseen kannattaa panostaa. Jollain organisaatiolla on riittävät lähtötiedot valmiina, mutta yleensä tämä on enemmän poikkeus kuin sääntö. 

Palveluportfolio 

Organisaation palveluportfoliot eivät ole helppo kohde karsimiselle. Tästä huolimatta palveluportfoliota kannattaa tarkastella säännöllisin väliajoin: Ovatko kaikki palvelut aidosti tarpeellisia? Onko aika ajanut niistä ohi? Trimattu palveluportfolio mahdollistaa organisaation keskittymisen jäljelle jääviin palveluihin ja luo tilaa myös uuden luomiselle. Myös palveluportfolioissa nykytilanteen mallintaminen on keskiössä. Toisilla organisaatiolla on hyvät kuvaukset, mutta niiden ajantasaisuudesta on hyvä varmistua. Toisilla organisaatiolla taas pitää varautua suurempaa työmäärään nykytilanteen ymmärtämisen osalta. 

Kehitysportfolio 

Kehitysportfolion karsiminen pitäisi olla säännöllisesti toistuvat prosessi. Portfolioon kertyy väistämättä hyviä asioita, jotka eivät kuitenkaan ole linjassa kehitystyön tavoitteiden kanssa. Kehitysportfolion karsimista on esitelty laajemmin jo aikaisemmin tässä artikkelissa. Rekursiivinen, eli monitasoinen karsiminen on tärkeää kehitysportfoliossa. 

Projektin kustannusten karsiminen

Jos työskennellään perinteisten projektien maailmassa niin kustannusten karsimisen tarve on enemmän sääntö kuin poikkeus. Usein karsimista projektin sisällä tehdään liian myöhään. Jos se tehdään aikaisessa vaiheessa, niin mahdollisuuksia on paljon enemmän. Trimmaus-prosessi toimii hyvin projektien sisällä, mutta sitä kannattaa soveltaa kevyesti.  Projektin kustannusten karsimisesta kannattaa trimmaus tehdä muutamista eri näkökulmista: 

• Sisältö / laajuus 

• Roolit ja resursointi 

• Työskentely tavat ja käytännöt 

Julkaisun karsiminen 

Julkaisulla tarkoitetaan tässä yhteydessä tuotantoon vietävää kehitystyön kokonaisuutta (arvopaketti Kokonaisketterässä mallissa). Julkaisuun päättyy usein paljon sellaisia asioita, jotka eivät ole välttämättömiä tavoitteiden näkökulmista. Hyvä tapa soveltaa trimmaus-prosessia on karsia arvopaketin sisältöä Trimmaus-kysymysten avulla ja tarvittaessa tehdä päätös ohjausryhmässä. Julkaisuissa on usein jopa 30 % sellaista sisältöä, joka voidaan tarvittaessa karsia, tämä varsinkin silloin jos konseptointivaiheessa ei ole oltu tarkkoja sisällön kanssa.   

Dokumentaatio 

Monesti tuntuu, että dokumentaatiota ei ole koskaan tarpeeksi, mutta silti siitäkin löytyy usein paljon karsittavaa. Jos organisaatiolla on liian paljon tai liian raskaita dokumentaatiokäytäntöjä, niin dokumentit eivät pysy ajan tasalla, tai niiden ylläpitämiseen menee kohtuuttomasti aikaa. Tavoitteena on karsia sellaiset dokumentointikäytännöt, joille ei ole tosiasiallista tarvetta tai jotka on toteutettu liian raskaasti. Karsimisen prosessi tarjoaa hyvän tavan vähentää dokumentaation työmääriä kuitenkin säilyttäen niistä saatavan hyödyn. Usein tuloksena on myös luotettavampi ja ajantasaisempi dokumentaatio. 

Prosessit ja käytännöt 

Prosesseilla ja käytännöillä ratkaistaan usein vastaan tulevia ongelmia. Tavoitteena on välttää vastaavan kaltaiset haasteet tulevaisuudessa. Tämä on erittäin hyvä tarkoitus, mutta valitettavasti ajan myötä organisaation prosessit ja käytännöt usein muuttuvat niin raskaiksi, että ne muodostavat esteen asioiden eteenpäin viemiselle, hidastavat toimintaa ja nostavat tarpeettomasti kustannuksia. Tämän vuoksi esimerkiksi kerran vuodessa tai kahdessa vuodessa on hyvä karsia kertyneitä käytäntöjä. Systemaattinen karsiminen myös usein nostaa työntekijäkokemusta merkittävästi. 

Palaverit ja foorumit 

Palaverikäytäntöjä ja erilaisia foorumeita kertyy myös ajan myötä helposti liian paljon. Tällöin on vaarana ettei ihmisille enää jää riittävästi aikaa niiden ulkopuoliseen työskentelyyn. Tämä on monelle organisaatiolle merkittävä haaste. Palaverikäytännöt ovatkin hyvä ja suhteellisen suoraviivainen soveltamiskohde karsimiselle. Niistä löytyy usein paljon päällekkäisyyksiä: Monesti löydetään parempia tapoja tuottaa vastaava hyöty kuin nykyiset palaverikäytännöt. 

Roolit 

Liian erikoistuneet roolit tekevät työnteosta sirpaloitunutta ja hidastavat toimintaa kun asioihin pitää osallistaa suhteeton määrä eri hattuja pitäviä henkilöitä. Ongelma ei koske kaikkia organisaatiota, mutta merkittävä osuus hyötyy roolien yksinkertaistamisesta ja vähentämisestä. Systemaattinen karsimisen prosessi on hyvä tapa toteuttaa tämä käytännössä. On tärkeää, että projektiryhmässä on riittävä edustus eri puolilta organisaatiota.

Yleinen kustannussäästö 

Organisaatioiden täytyy aina välillä karsia kokonaiskustannuksia. Tämä voi johtua esimerkiksi suhdanteesta tai markkinatilanteen muutoksesta. Kun tavoitteena on yleinen kustannusten karsiminen, niin kannattaa ensin tunnistaa kirjanpidosta suurimmat osa-alueet joihin rahaa menee ja soveltaa näihin kohteisiin karsimisen prosessia. Usein kohteet ovat keskenään niin erilaisia, että ne on syytä käsitellä omina kokonaisuuksinaan, eikä yrittää yhdistää yhteen taulukkoon. 

Muut kohteet 

Systemaattisen karsimisen prosessia voi soveltaa myös hyvin luovasti moniin muihin kohteisiin. Esimerkiksi työntekijäkokemusta voisi parantaa listaamalla henkilöstön turhautumisen kohteita ja karsimalla niitä. Tai organisaation ympäristövaikutusta voisi vähentää listaamalla päästölähteitä ja luomalla karsimisideoita trimmaus-kysymysten avulla. Mahdollisuuksia on monia. 

Yhteenveto

Karsimisen tarve on yleinen ilmiö organisaatioissa, ja se voi koskea monia eri osa-alueita, kuten kustannuksia, kehitysprojekteja, palaverikäytäntöjä, sovellusportfoliota tai toimintaprosesseja. Kuitenkin ilman suunnitelmallista lähestymistapaa karsiminen tehdään usein kiireessä, mikä voi johtaa tehottomiin säästöihin, odottamattomiin lisäkustannuksiin tai päätöksenteon vaikeuksiin.

Tässä artikkelissa esitellään järjestelmällinen karsimisprosessi, joka koostuu neljästä vaiheesta:

1. Mallinna nykytilanne – Tunnista karsittavat kohteet ja selvitä niiden hyödyt, kustannukset sekä riippuvuudet.

2. Luo karsimisideoita – Käytä systemaattisia kysymyksiä eri näkökulmista vaihtoehtoisten ratkaisujen löytämiseksi.

3. Valitse karsittavat kohteet – Priorisoi ja arvioi vaihtoehdot, jotta säästöjen ja vaikutusten suhde on optimaalinen.

4. Toimeenpane huolellisesti – Varmista, että päätökset toteutetaan suunnitellusti ja seuranta on kunnossa

   
   

Lisäksi karsimista kannattaa toteuttaa rekursiivisesti, eli monella tasolla, esimerkiksi ensin projektitasolla, sitten sen osa-alueilla ja lopuksi yksittäisissä tehtävissä. Näin voidaan saavuttaa huomattavasti suurempia säästöjä ilman, että toiminnan laatu kärsii.

Karsimisprosessi soveltuu moniin eri käyttökohteisiin, kuten sovellus- ja palveluportfolion optimointiin, kehitysprojektien karsintaan, prosessien keventämiseen sekä dokumentoinnin, roolien ja palaverikäytäntöjen tehostamiseen.Kun karsiminen tehdään järjestelmällisesti ja harkiten, se ei ole pelkästään säästökeino, vaan mahdollisuus tehostaa toimintaa, vapauttaa resursseja ja parantaa organisaation ketteryyttä.